Comment passer 5 fois moins de temps à répondre à vos emails – tout en doublant votre efficacité? (Partie 1/2)

L’email est l’un des outils de travail majeurs lorsqu’on fait du business sur Internet.
Le problème, c’est que répondre aux emails peut vite devenir une tache envahissante et chronophage. Certains de mes confrères passent la moitié de leur journée de travail le nez plongé dans leur messagerie.
Voici comment réduire par 5 le temps que vous passez à répondre à vos emails et devenir en même temps 2 fois plus efficace dans ce que vous faites.

Protégez-vous du SPAM

Le spam peut devenir un véritable fléau pour votre boite de réception. Autrefois, je passais des dizaines de minutes (parfois des heures) par jour à faire le tri afin d’éliminer et de notifier les indésirables.
Aujourd’hui, je n’ai plus ce problème :)
J’utilise gmail qui a certainement le meilleur filtre anti-spam. Je ne reçois plus du tout de spam et je gagne donc un temps considérable.
Changez votre messagerie pour Gmail si vous ne l’utilisez pas encore.

Limitez les courriels inutiles

Pendant une semaine, surveillez tous les emails que vous recevez et faites une listes des sites sur lesquels vous êtes inscrits et qui vous écrivent régulièrement.
Pour chacun d’eux, posez-vous ces 3 questions :

1. Est-ce que je lis régulièrement les emails qu’il m’envoie?
2. Les informations qu’il me donne sont-elles pertinentes?
3. Est-ce qu’il me permet d’avancer dans mon business internet?

Si vous avez répondu « non » à au moins une de ces questions, alors désabonnez-vous de ce site. Vous trouverez généralement un lien de désabonnement en bas de chaque email.
Ne gardez que les sites qui vous sont vraiment utiles, qui vous donnent des infos pertinentes et qui vous permettent de progresser.
Éliminez tous les sites moutons – vous savez, les sites qui ne font que vous proposer d’acheter la formation du moment car ils touchent leur commission sur chacune des ventes. À chaque nouveau lancement, vous recevez des dizaines d’emails identiques vous vantant cette toute nouvelle formation ou la nouvelle méthode qui vient juste de sortir – soit disant la meilleure de tous les temps – puis le mois d’après, ces mêmes personnes vous vantent un tout autre produit qui vient juste de sortir. Soit disant le meilleur, encore…
Désabonnez-vous de toutes ces listes.  Cela ne sert à rien de recevoir 150 fois la même information.

Centralisez vos boites de réception

Lorsqu’on a plusieurs sites internet, il peut être judicieux d’avoir une adresse email par site. Le problème, c’est que vous perdez ensuite un temps fou à vous connecter à chacune de vos boites de réception pour vérifier vos messages et y répondre.
La solution est de gérer toutes vos adresses d’un seul et même endroit.
Personnellement, j’utilise Windows Live Mail qui me permet de gérer toutes mes adresses emails en même temps. C’est un outil génial. Vous l’ouvrez et il se connecte à toutes vos messageries, vous permettant ainsi de traiter tous vos emails d’un coup sans avoir à vous connecter à chacune de vos boites de réception.
C’est un gain de temps précieux.

Vérifiez votre messagerie à une heure précise

L’email est la source numéro 1 d’interruption lorsqu’on travaille sur Internet.
Je vous le répète tellement c’est important :

L’email est la source numéro 1 d’interruption lorsqu’on travaille sur Internet.
Pendant longtemps, j’ai cru que je devais absolument répondre aux emails le plus rapidement possible. À chaque fois que j’en recevais un, je mettais de côté ce que j’étais en train de faire pour y répondre.
Le problème, c’est que chaque email me faisait perdre en moyenne 20 minutes – le temps d’y répondre + le temps de retrouver la concentration et l’état d’esprit dans lequel j’étais avant.
Cela doit être à peu près pareil pour tout le monde. Je pense.
Pour résoudre ce problème, indiquez dans votre emploi du temps une heure précise à laquelle vous répondrez aux emails. Par exemple, le matin à 11 heures.
Puis chaque matin, à 11 heures, répondez à tous vos emails. Jusqu’au dernier. Une fois terminé, fermez votre messagerie et ne l’ouvrez plus de la journée.
La suite demain…
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